Aktualności Oddziału

Aktualności Oddziału

Wdrożyliśmy pracę zdalną na najwyższym poziomie

Najwyższa Izba Kontroli (NIK) oceniła przygotowanie publicznych instytucji do pracy zdalnej. W opublikowanym 2 grudnia 2021 r. raporcie, Podlaski Oddział Wojewódzki NFZ jako jedyna jednostka z województwa podlaskiego otrzymała pozytywną oceną.

NIK oceniła organizację pracy zdalnej w związku z Covid-19 w 40 instytucjach publicznych. Podlaski Oddział Wojewódzki znalazł się wśród kilku placówek w kraju, które otrzymały dobrą opinię nt. organizacji pracy zdalnej.

Kontrola NIK objęła funkcjonowanie 40 instytucji publicznych w okresie od 1 marca 2020 r. do 23 czerwca 2021 r., po cztery: izby administracji skarbowej, oddziały ZUS, ośrodki pomocy społecznej, powiatowe urzędy pracy, prokuratury rejonowe, sądy rejonowe, urzędy gmin, urzędy skarbowe oraz trzy wojewódzkie oddziały NFZ i pięć regionalnych oddziałów KRUS.

W Informacji NIK o wynikach kontroli pt. „Organizacja pracy zdalnej w wybranych podmiotach wykonujących zadania publiczne w związku z ogłoszeniem stanu epidemii” przedstawione są cele kontroli, tj.:

1. Czy podmioty wykonujące zadania publiczne rzetelnie i prawidłowo zorganizowały pracę w formie zdalnej w związku z wystąpieniem stanu epidemii?
2. Czy podmioty wykonujące zadania publiczne były przygotowane do realizacji pracy w formie zdalnej?
3. Czy sposób organizacji pracy w formie zdalnej umożliwiał jej wykonywanie w sposób rzetelny i zgodny z przepisami

Na pozytywną ocenę realizowanej w Podlaskim Oddziale  Wojewódzkim NFZ pracy zdalnej wpłynęły:

– wdrożenie wytycznych prezesa NFZ w zakresie pracy zdalnej i opracowanie wewnętrznych procedur w tym zakresie

– wyposażenie w sprzęt służbowy

– zdigitalizowanie danych

– dostęp do systemów dziedzinowych spoza siedziby

– doposażania w sprzęt, już w trakcie trwania epidemii COVID-19

Podlaski Oddział Wojewódzki NFZ jako jedna z dwóch  instytucji (wśród skontrolowanych), doposażyła pracowników w sprzęt komputerowy w taki sposób, że przełożyło się to na potencjał podmiotu do zdalnego wykonywania zadań.

W Podlaskim Oddziale Wojewódzkim NFZ w Białymstoku z chwilą ogłoszenia stanu epidemii COVID-19 było 40 komputerów przenośnych, co umożliwiało wyposażenie co czwartego pracownika Oddziału (151 pracowników). Działania podjęte w trakcie pierwszej fali epidemii (w marcu i kwietniu 2020 r.) wpłynęły na dwukrotne zwiększenie liczby komputerów przenośnych. Za 137,2 tys. zł zakupiono 42 laptopy, co umożliwiło 67% pracowników zdalne wykonywanie zadań przypisanych Oddziałowi.

W Podlaskim Oddziale Wojewódzkim NFZ w Białymstoku 44 z 49 pracowników poddanych analizie zostało wyposażonych w sprzęt służbowy (laptopy, komputery All-in-one), a sześciu także w telefony służbowe i dwóch w modemy do łączenia z Internetem. Pozostałych pięciu pracowników wykorzystywało do pracy telefon prywatny (z przekierowaniem rozmów) lub pracowało na dokumentach papierowych wypożyczanych z siedziby Oddziału, których nie obejmował elektroniczny obieg dokumentów

W Podlaskim Oddziale Wojewódzkim NFZ w Białymstoku najwyższy odsetek pracy realizowanej zdalnie był w marcu i kwietniu 2020 r. (odpowiednio 49,5% i 60,2%), W trakcie drugiej fali epidemii COVID-19 wyniósł w październiku – 48,4%, w listopadzie – 42,5%, a w grudniu – 25,2%. Od stycznia do marca 2021 r. pracę w formie zdalnej wykonywało z kolei odpowiednio 8,5%, 2,6% i 26,3% pracowników.

Przyczyną coraz mniejszego wykorzystywania pracy zdalnej było – jak wyjaśnił Dyrektor Oddziału Maciej Bogdan Olesiński – znaczące zwiększenie liczby zadań (finansowanie poszczególnych produktów związanych z COVID-19 wraz z analizą sprawozdawczości, czy też dokonywanie płatności tzw. dodatkowego świadczenia na rzecz uprawnionych pracowników ochrony zdrowia albo organizowanie naboru do populacyjnych punktów szczepień).

Dyrektor wyjaśnił też, że od 1 października 2020 r., zgodnie z rozporządzeniem Ministra Zdrowia zmieniającym rozporządzenie w sprawie nadania statutu NFZ, nastąpiła reorganizacja całej instytucji. W związku z tym Oddział został zobligowany do wdrożenia nowego regulaminu organizacyjnego, wprowadzającego nową strukturę organizacyjną. Praca z tym związana była w zdecydowanej mierze do wykonania wyłącznie w trybie stacjonarnym (drukowania dużej ilości dokumentów i wysyłania ich tradycyjną korespondencją). Od października do grudnia 2020 r. Oddział przeprowadził 37 postępowań konkursowych, mających na celu zabezpieczenie udzielania świadczeń na przyszłe okresy. Specyfika tych procesów wymagała obecności pracowników będących członkami komisji do uczestnictwa w jej pracach w trybie stacjonarnym.

Dyrektor dodał, że analiza kierowania pracowników na pracę wykonywaną zdalnie jest przeprowadzana w kontekście zabezpieczenia prawidłowej realizacji zadań przez Oddział, ogólnej sytuacji epidemiologicznej oraz zachowania warunków bezpieczeństwa sanitarnego dla pracowników wykonujących pracę stacjonarną.

Źródło: Zespół Komunikacji Społecznej.